AcumulusvsMoneybird

De vergelijking

Misschien heb je een eigen bedrijf of verzorg je de complete boekhouding binnen een organisatie. In dat geval kun je wel wat ondersteuning gebruiken.

Gelukkig zijn er handige administratieprogramma’s als Acumulus en Moneybird. Ga je ermee aan de slag dan betaal je per maand voor het gebruik.

Met net nog geen 10 euro per maand is Acumulus de voordeligste van de 2 pakketten. Bij Moneybird varieert de prijs van 12 tot 30 euro per maand.

Bij Acumulus betaal je 1 vaste prijs voor alle functies, terwijl bij Moneybird de prijs gekoppeld is aan de manier waarop je het pakket gebruikt.

Veel functies in de pakketten komen overeen, maar sommige niet. Missen er in het ene pakket misschien functies waardoor het andere pakket voor jou beter is?

Om je met het antwoord op die vraag te helpen, hebben wij Acumulus en Moneybird voor je naast elkaar gezet.

Acumulus en Moneybird: De overeenkomsten

Het aantal overeenkomsten is groot. Teveel om hier allemaal op te noemen.

Belangrijk is dat in beide pakketten meerdere gebruikers toegang kunnen krijgen. Je regelt dit met toegangsrechten. Je geeft medewerkers toegang die begrensd wordt door de toegangsrechten die je hieraan koppelt.

Dus bijvoorbeeld: Een verkoper binnen jouw bedrijf verleen je het recht om in het systeem offertes op te maken. Ook de boekhouder geef je toegang. Maar dan alleen om de verzonden facturen te verwerken.

Het aantal klanten en facturen dat in de pakketten kan worden geplaatst is trouwens onbeperkt.

Beide administratiepakketten voorzien niet in een koppeling met een cloud op internet. Ze kunnen dus niet automatisch documenten opslaan in een cloud van bijvoorbeeld Google of Microsoft.

Acumulus versus Moneybird: De verschillen

Aantal dagen om het pakket uit te proberen

Naast talrijke overeenkomsten zijn er ook best wat verschillen.

Om te beginnen de periode waarbinnen je het pakket gratis mag uitproberen. Bij Moneybird duurt die gratis periode 60 dagen, terwijl het starten met Acumulus de eerste 30 dagen gratis is.

Belangrijke documenten digitaal ondertekenen

Steeds meer zaken worden volledig digitaal afgehandeld. Dit gebeurt dan online.

Tijdens de verschillende lockdowns wegens corona is het volledig online regelen van zaken in een stroomversnelling gekomen. Verschillende boekhoudprogramma’s ondersteunen deze ontwikkeling actief.

Een project begint meestal met een offerte. Daarover vindt dan vaak nog overleg plaats. Overleggen kun je eenvoudig doen via Skype, Teams of Zoom. Maar om de afspraak echt formeel te maken, moet er ook een handtekening worden geplaatst.

Het heen en weer sturen van ondertekende offertes via de post is onoverzichtelijk en tijdrovend. Het is dus prettig als je zo’n offerte online kunt ondertekenen.

Hier vinden we tussen beide programma’s een verschil. Moneybird ondersteunt de mogelijkheid om online een akkoord te geven op een digitale offerte. Acumulus voert deze optie nog niet in haar programma.

Verzamelde betaalopdrachten naar de bank sturen

Komen er in jouw bedrijf of bij jouw instelling veel facturen binnen, dan is de kans op fouten groot als je die per stuk aan je bank moet doorgeven.

Veel handiger is het als je de betaalopdrachten in de vorm van een verzamelopdracht naar jouw bank kunt sturen.

De facturen die bij jou binnenkomen worden dan door het boekhoudprogramma opgenomen in een speciaal XML bestand. Deze zogenaamde Payments Initiation Message (PAIN.001) geeft de verzamelde betaalopdrachten door aan de bank.

Moneybird biedt jou deze mogelijkheid in haar programma. Acumulus biedt deze optie niet.

Wanneer je een grote facturenstroom hebt

Facturen handmatig inboeken is niet moeilijk. Je neemt de bankgegevens, bedragen en factuurnummers over en het is gebeurd.

Zwelt de stroom facturen aan, dan is de kans op fouten niet uit te sluiten. Daarom bieden sommige boekhoudprogramma’s de mogelijkheid om facturen in te scannen.

Met behulp van Optical Caracter Recognition (OCR) worden de facturen gescand. De informatie wordt daarbij gelezen en omgezet in digitale tekst.

Aangezien het maandtarief bij Moneybird bestaat uit een variabel bedrag, is het mogelijk dat je voor het gebruik van deze optie extra moet betalen.

Acumulus biedt geen ondersteuning aan scannen van informatie en vertalen ervan met OCR-software.

Klanten die papieren post willen ontvangen

Uit de verschillen die we tot nu toe noemden blijkt al dat vooral Moneybird zich wat meer toelegt op grootschaligheid. Ook bij het verschil tussen de 2 pakketten dat we hier bespreken is dit het geval.

Het gaat om de samenwerking tussen het administratiepakket en een zogenaamde afdrukcentrale. Dit apparaat print offertes en facturen uit in kleur, stopt ze in een envelop, frankeert die en biedt de gefrankeerde post aan ter verzending.

Je vraagt je misschien af waarom dit niet per e-mail kan? Helaas is dit nog niet altijd mogelijk. Er zijn nog steeds een flink aantal partijen die hun offertes en facturen graag per papieren post ontvangen.

Om ook hen van dienst te kunnen zijn bevat Moneybird een koppeling om dit proces aan te sturen. Acumulus biedt deze mogelijkheid niet.

Facturen uitsturen in vreemde valuta

De euro omrekenen naar andere valuta tegen de geldende dagkoers? Vooral de grotere bedrijven kunnen soms behoefte hebben aan zo’n optie.

Klanten krijgen hun factuur dan niet voorgeschoteld in Europese euro’s, maar bijvoorbeeld in Amerikaanse dollars, Britse ponden of Japanse yen.

Om dit in een boekhoudpakket te kunnen doen, moet er een functie zijn opgenomen voor vreemde valuta. Moneybird heeft deze functie wel, maar Acumulus kent deze functie niet.

Op handige wijze je voorraad beheren

Op tijd producten bijbestellen en weten op welke tijdstippen er veel van wordt verkocht? Voor veel bedrijven is dit belangrijk om te weten.

Vooral wanneer de onderneming over weinig opslagruimte beschikt, is een zorgvuldige afstemming tussen inkoop en verkoop noodzakelijk.

Acumulus beschikt over een functie waarin de verkoop zorgvuldig wordt bijgehouden. Je kunt de resultaten nauwkeurig inzien en precies op tijd nieuwe producten bijbestellen.

Moneybird beschikt niet over deze voorraadbeheer functie.

Zakelijk rijden met een auto

Het rijden van zakelijke kilometers of het gebruik van een auto van de zaak kan in Acumulus worden bijgehouden. Dit is handig, want zo heb je ook deze gegevens direct bij de hand.

Moneybird voorziet niet in een speciale boeking voor gereden autokilometers.

Hoe veilig is de koppeling met internet?

Ben je van plan om 1 van de boekhoudpakketten te gaan gebruiken, dan moet de koppeling met internet ook absoluut betrouwbaar zijn.

Je wilt immers niet dat vreemde ogen in jouw administratie kunnen kijken. Ook ben je niet van plan om jouw bedrijfsadministratie bloot te stellen aan een hack.

Moneybird en Acumulus zijn goed beveiligd voor het gebruik in samenhang met internet. Je benadert ze allebei over een beveiligde HTTPS-verbinding. Toch is er een verschil:

Wordt een test gedraaid op beide pakketten, dan haalt Acumulus op veiligheidsgebied 100%. Moneybird blijft steken op 97%.

In het versleutelingsprotocol TLS blijken bij Moneybird een paar instellingen niet optimaal.

Conclusie: Acumulus of Moneybird?

In onze review hebben we de nadruk gelegd op de verschillen die er tussen Moneybird en Acumulus bestaan.

Het grote aantal overeenkomsten dat tussen beide pakketten bestaat hebben we verder onbesproken gelaten.

Allebei ondersteunen deze administratiepakketten bedrijven van klein tot groot.

Uit de verschillen die tussen de 2 pakketten bestaan, zou je kunnen afleiden dat Moneybird nog net iets meer rekening houdt met het ondernemen op grote schaal dan Acumulus.

Kies voor Acumulus als je:

• voor een vaste prijs het complete pakket wilt kunnen gebruiken
• tegelijk ook graag kiest voor het voordeligste pakket
• voorraadbeheer en autokilometers binnen jouw bedrijf belangrijk zijn
• de schaal van je onderneming klein tot gemiddeld van grootte is

Kies voor Moneybird als je:

• offertes online wilt laten ondertekenen
• grote buitenlandse klanten in hun eigen valuta wilt betalen
• facturen geautomatiseerd wilt inboeken en papieren post automatisch wilt versturen
• verzamelde betaalopdrachten vanuit het pakket naar je bank wilt kunnen sturen